6 pravil pisanja elektronskih pisem, ki jih morate upoštevati

Polno ime za poslovno e-pošto

Verjetno je bilo simpatično, ko ste si pred dvajsetimi leti naredili elektronski naslov gumimedo79@hotmail.com, a to nikakor ne sme biti vaš osnovni elektronski naslov. Lahko ga uporabljate za stike s prijatelji in za vpisovanja v različne spletne mreže, za komuniciranje z drugimi odraslimi ljudmi pa si omislite elektronski naslov v formatu ime.priimek@...

Ustvarite si kratek, informativni podpis

Za hitre odgovore z znanimi pošiljatelji lahko občasni 'Lp, Luka' zdrži kot povsem sprejemljiv zaključek, za kakršnakoli e-pisma, ki romajo na naslove sodelavcev, poslovnih partnerjev in drugih naslovnikov s poslovnega področja, pa poskrbite, da imate pripravljen poln podpis, ki se avtomatično prilepi na konec pisma.

Podpis naj ne vsebuje kopice informacij in naj se ne bere kot zbirka vseh vaših dosežkov. Vključite ime, priimek, funkcijo in kontakt (e-naslov in telefon). Po potrebi lahko dodate še povezavo na poslovno domačo stran.

Bodite kratki in jedrnati

Ne dolgovezite, ampak oblikujte jasno in konkretno vsebino. E-pošta je v bistvu orodje za deljenje informacij in v morju e-pisem, ki jih ljudje prejmejo vsak dan, ni časa, da bi se prebijali čez dolge tekste. Izpustite nepotrebne obrazložitve in le podajte nujne informacije. Če je potrebna daljša razlaga, v prvem odstavku strnite vse najbolj nujno, vključno z morebitnimi vprašanji, nato pa v preostalih odstavkih podajte dodatne informacije.

Premislite dvakrat, preden odgovorite vsem

Včasih pri e-pismih, ki so naslovljena na več naslovnikov, prehitro izberemo opcijo 'Odgovori vsem' (Reply All). Premislite, ali bo informacija, ki jo boste posredovali v odgovoru, pomembna za vse, ki bodo zajeti v odgovor. Pogosto je odgovor namenjen samo originalnemu pošiljatelju, zato tisti 'Reply All' shranite za res izjemne primere, ko je očitno, da morajo v nadaljevanju e-pošte sodelovati vsi udeleženi.

Preden pošljete, še enkrat preberite, kaj ste napisali

Večina programov za pošiljanje pošte ima že vgrajena orodja za sledenje napakam in slovnici. Za slovenščino ponekod zadeve še šepajo, a vseeno pomagajo poloviti vse morebitne zatipkane besede. 

S ponovnim branjem pred pošiljanjem pa ne odpravljate le napak v tipkanju, ampak tudi preverite, ali je vsebina spisana smiselno, ali so informacije podane jasno in ali je morda treba še kaj dodatno obrazložiti. Pa še opazili boste, ali ste slučajno pozabili pripeti priponko.

Odgovorite najpozneje v 2 dneh

Nič ni bolj nadležno kot čakanje na odgovor na pomembno elektronsko pošto. Ker je zoprno spraševati ljudi, ali so prejeli pošto, pogosto ne ostane drugega kot čakanje. Bonton pravi, da bi morali na e-pošto, ki zahteva odgovor, odgovoriti v 1 do 2 delovnih dneh.

Če ustreznega odgovora v tem času ne morete pripraviti, pošljite kratko obrazložitev in napišite, do katerega dne lahko pošljete želene informacije. Če imate informacije na voljo, pa le odgovorite takoj, saj se odlašanje z odgovori lahko hitro sprevrže v pozabljeno pošto in še več slabe volje.

Novo na Metroplay: Bojan Cvjetićanin o novem albumu, najbolj osebnih pesmih in kakšen je na domačem kavču