Kako zmanjšati 9 kradljivcev časa, zaradi katerih zamujate z delom in izgubljate čas zase

Sodobni življenjski slogi imajo skupno eno stvar – pomanjkanje časa. Bodisi za družino, prijatelje, zase, počitek, oddih ... ali pa za dokončanje vseh nalog, ki so nam jih, ali smo si jih zadali na delu. V veliki manjšini so tisti, ki točno vedo, kam gre njihov čas in skozi dan lažje razporedijo prijetne in manj prijetne opravke. So pa zato pri izpolnjevanju teh načeloma tudi uspešnejši in produktivnejši.

Sodeč po podatkih raziskave aplikacije za merjenje delovnega časa OfficeTime največ časa v dnevu izgubimo med spodnjimi »opravili«. Kateri so torej največji kradljivci našega časa, s katerimi se srečujemo, ko smo v službi? 

Odlaganje stvari na »ugodnejši« čas 

Odlaganje zadolžitev na poznejši čas v dnevu je nekaj, kar počnemo vsi. Le en na deset ljudi stvari vzame v roke takoj, ko jih dobi na svoj dnevni red. In takšni veljajo za super produktivne. Drugi navadni smrtniki smo bolj nagnjeni k temu, da čas v dnevu izgubljamo za to, da zadolžitve potiskamo na »ugodnejši« čas.

Čas za stvari, ki nam niso prijetne, načeloma nikoli ni ugodnejši, je pa prisotnost roka, do kdaj moramo to narediti, v teh primerih glavna rešitev, da se spravimo k delu. Dnevne naloge si zato zapišite v vrstnem redu od najnujnejše do najmanj nujne in pripišite, do kdaj morajo biti končane. V tem vrstnem redu jih nato tudi opravljajte. 

Če potrebujete nekaj vzpodbude, lahko pol ure posvetite najlažjim nalogam, tudi če niso nujne, nato pa se lotite pravilnega vrstnega reda. Trik je v tem, da boste imeli po opravljenih lažjih zadolžitvah občutek, da ste vsaj nekaj ciljev že dosegli.

Spletna pošta, ki bi lahko bila klic 

Spletna pošta je priljubljen način komuniciranja, posebno pri poslovnem komuniciranju. Vendar pa izmenjava sporočil, sploh če komunikacija poteka v razdrobljeni časovnici, lahko hitro postane veliko zamudnejša, kot če bi pogovor opravili v enem telefonskem klicu. 

Odgovarjanje in pisanje elektronske pošte 33 odstotkom uporabnikov aplikacije vzame med eno in dvema urama na dan, medtem ko jih je 22 odstotkov takšnih, ki za maile porabijo več kot dve uri v dnevu.

Sestanki, ki bi lahko bili spletna pošta 

Sestanki so del posla, lagali pa bi, če bi trdili, da so vsi med njimi produktivni in vredni našega časa. Pogosto bi lahko stvari, ki jih predelujemo na sestankih, rešili zgolj z eno elektronsko pošto ali klicem. Preden torej skličete sestanek, pretehtajte, ali bi morda za rešitev te zagate zadostoval kakšen drug način komunikacije.

Opravljanje dela, ki ni vaše 

Pomoč sodelavcem je vedno lepa gesta in pripomore k timskemu uspehu. Hkrati pa se je dobro zavedati, kdaj je povsem v redu reči NE, še zlasti če ste oseba, ki sicer vedno priskoči na pomoč. Te vam ni treba nuditi vsak dan in večkrat na dan, sploh takrat, ko imate veliko svojega dela in pomembnejših nalog, ki ne morejo čakati. 

»Ne morem pomagati ta trenutek,« ni agresiven stavek, če imate svoje razloge, zakaj ne morete v trenutku spustiti svojih zadolžitev iz rok in priskočiti na pomoč drugim. Vedno pa lahko ponudite alternativo, ki jim je lahko v pomoč, ne da pri tem trpi vaše delo. 

Ukvarjanje s težavo, ki je večja od vas

Na drugi strani pa se ne bojte prositi za pomoč, ko jo potrebujete tudi sami. Manko izkušenj in strokovnega znanja vam lahko pri določenih nalogah povzroča sive lase, medtem ko poskušate najti rešitev, pa izgubite veliko časa in energije. 

To oviro bi lahko veliko hitreje preskočili, če bi vam z nasveti pomagal nekdo, ki ima o dotični stvari veliko več znanja in ga lahko preda tudi vam. Če vas stvari na račun optimizacije časa nauči nekdo drug, niso manj vredne, kot če bi jih raziskali sami.

Kramljanje o stvareh, ki niso povezane s službo

Grajenje dobrih odnosov s sodelavci ni priporočljivo le zato, da bo delo – sploh, ko gre za ekipne projekte – dobro opravljeno, ampak tudi za to, ker s sodelavci preživimo tretjino vsakega dneva. Dobri odnosi z ljudmi, s katerimi preživimo skoraj več budnega časa kot s svojo družino, so torej pomemben del zadovoljstva na delu. 

Vendar pa s prepogostim kramljanjem med delovnim časom pogosto zapravljamo čas, ki bi ga lahko namenili delu, kar posledično pomeni, da zamujamo z nalogami, podaljšujemo v nadure ali celo delo nosimo domov. 

Družbena omrežja iz navade 

Družbena omrežja kot so Facebook, Twitter, Instagram in drugi so kradljivci časa, ki se jih med omenjenimi morda še najbolj zavedamo, hkrati pa se prav ob teh najtežje discipliniramo, da bi jih uporabljali manj. Za začetek zavestno ugasnite vsa obvestila za ta omrežja, ki vam kradejo pozornost. Tako ob pogledu na utripajoč telefon ne boste vsakič znova povsem refleksno odplavali v neskončen svet drsanja po zaslonu.

Brezciljno surfanje po spletu 

Razsežnosti svetovnega spleta resnično omogočajo vse. Ni redkost, da se zaposleni med iskanjem podatkov za službo ujamejo med branjem novic, odpiranjem desetega zavihka, od spletnih nakupov do tega, da se zalotijo, kako že deset minut drsajo po prikupnih fotografijah mačk. 27 odstotkov vprašanih za to porabi med eno in dvema urama na dan. Ne glede na to ali to počnete med delovnikom ali v zasebnem času, cenite svoj čas in ga raje uporabite za kaj manj virtualnega.

Pot na delo 

Slovenija je še vedno ena tistih držav, kjer delo od doma ni tako razširjeno. To pomeni, da velik del prebivalstva dnevno migrira na delo, zaradi tradicionalnih delovnih ur pa se to pozna tudi pri gnečah na cesti ob jutranjih in popoldanskih špicah.

Poklici prihodnosti bodo ob tem precej fleksibilnejši, digitalizacija – pa tudi skrb za okolje z zmanjšanjem dnevnih migracij – delata temu v prid. Če imate to možnost in dovolj samodiscipline, morda poskusite z delom na daljavo, čas, ki ga prihranite na račun transporta, pa izkoristite za kaj prijetnejšega.

PREBERITE ŠE: "Če smo na telefonu LAHKO dosegljivi vedno in povsod, ne pomeni, da to tudi MORAMO biti" ALI Aljoša Bagola: Naša pozornost je načrtno ugrabljena (INTERVJU)

Novo na Metroplay: "Materinstvo ti da novo dimenzijo organizacije, produktivnosti in empatije" | Sonja Šmuc